Entrada de mercadorias: 3 erros que acabam com seu lucro

A cena é clássica e acontece em nove de cada dez pet shops. O fornecedor encosta o caminhão, o entregador descarrega as caixas de ração, antipulgas e acessórios na calçada, entrega a nota fiscal impressa e fica ali, com a caneta na mão, esperando o canhoto assinado pra ir embora pro próximo cliente.

Nesse momento, o dono do pet shop, corrido entre um atendimento e um banho que atrasou, dá uma olhada por cima nas caixas, confere se a marca da ração tá certa e assina o papel. As mercadorias vão pros fundos da loja e ficam lá, esperando alguém ter tempo pra conferir item por item, cadastrar a validade e colocar preço.

É exatamente nessa correria que o lucro do seu pet shop começa a vazar. O controle de estoque não começa na hora de vender, ele começa na hora que a mercadoria entra. Errar na entrada é garantia de furo no estoque, produtos vencidos na prateleira e dinheiro jogado no lixo.

Aqui estão os 3 erros mais comuns na entrada de mercadorias e como você pode resolver isso de uma vez por todas.

1. Confiar só na conferência cega

O primeiro e mais perigoso erro é assinar o canhoto da nota fiscal sem conferir produto por produto. O entregador tá com pressa, você tá sem tempo, e a tentação de só contar os volumes e liberar o caminhão é grande.

Mas o que acontece se o fornecedor faturou 10 unidades do antipulgas caro e entregou só 8? Ou se mandou a ração de sabor diferente do que você pediu? Se você assinar a nota sem conferir, você aceitou o erro. Depois que o caminhão foi embora, não tem mais como reclamar.

Sem a conferência digital item a item, você acaba dando entrada no sistema com a quantidade da nota, mas o físico tem menos. O resultado é um furo de estoque que você só vai descobrir meses depois, na hora de vender, e o cliente vai ficar frustrado porque o sistema dizia que tinha e a prateleira tá vazia.

2. Ignorar a data de validade no cadastro

Rações, medicamentos, petiscos e vacinas têm data de validade. Dar entrada nesses produtos sem registrar o vencimento em algum lugar do sistema é o segundo erro que acaba com o seu lucro.

Quando você não tem esse controle, a ração que chegou por último acaba ficando na frente da prateleira, enquanto a que vence mês que vem fica esquecida no fundo. O produto vence, você não pode mais vender e o custo da compra vira prejuízo total. Pior ainda: se você vender um produto vencido por descuido, a imagem do seu pet shop com o tutor vai pro ralo.

O maxyPet tem uma tela própria de Cadastro de Validade, separada da entrada de mercadorias, exatamente pra isso: registrar o vencimento de cada lote e depois consultar um relatório de validade que mostra com antecedência quais itens precisam entrar em promoção ou queima de estoque antes de vencer.

3. Cadastrar produto novo com custo errado

Quando chega um produto que você nunca vendeu, a pressa pra colocar na prateleira faz você cometer o terceiro erro: cadastrar o item correndo, sem conferir direito o custo unitário real daquela mercadoria.

Um erro comum é bater o olho no valor total da nota e dividir errado pela quantidade, ou esquecer que aquele item veio numa caixa com 12 unidades e precisa ser convertido pra custo por unidade antes de definir o preço de venda. Frete e outras despesas da nota também merecem entrar na sua conta de margem, mesmo que o sistema não faça esse rateio sozinho.

Se você baseia sua margem num custo unitário errado, você tá vendendo achando que tá ganhando X, mas na verdade tá ganhando menos (ou até perdendo dinheiro).

A solução: Importação automatizada do XML da NF-e

Fazer toda essa conferência e cadastro manualmente, na ponta do lápis ou digitando item por item numa planilha, é cansativo, demorado e propenso a erros. Um dígito errado no custo ou na quantidade e todo o controle vai pro espaço.

É aqui que a tecnologia resolve boa parte do problema pra você. O padrão de mercado é usar o arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O fornecedor é obrigado a te enviar esse arquivo por e-mail no momento da emissão da nota.

O maxyPet foi desenhado pra automatizar exatamente essa etapa crítica da sua operação. No módulo de Estoques → Movimentações → Importar XML NF-e, você elimina o erro de conferência e de conversão de custo de uma vez só:

• Conferência Digital: o sistema lê o XML e localiza automaticamente cada produto pelo código de barras (EAN), já vinculado à embalagem correta (unidade, caixa ou fardo). Você revisa a lista inteira antes de confirmar, em vez de assinar o canhoto no escuro.
• Custo Unitário Real: o maxyPet calcula sozinho o custo unitário de cada item a partir do preço da nota, já convertendo caixa ou fardo pra unidade pelo fator de conversão cadastrado. Você não precisa fazer conta de padaria pra saber quanto custou cada unidade, e o sistema já sugere o novo preço de venda em cima da margem de lucro que você configurou pra aquele produto.
• Cadastro rápido do que é novo: se o produto ainda não existe no seu estoque, o próprio sistema abre um cadastro rápido puxando o código de barras, o custo e a descrição direto do XML, sem digitar tudo de novo do zero.

Pare de aceitar erros na entrada que minam o lucro da sua operação. Automatize seu recebimento de mercadorias com o sistema para banho e tosa do maxyPet e tenha certeza de que o seu estoque e o seu custo real estão sempre corretos.